Sodexo Regionaal DienstenCheque Vademecum

e-Business kanaal / ERP Partner

Sodexo Vademecum Regionale Dienstencheques Vlaanderen

Delen op sociale netwerken

Koppeling delen

Gebruik permanente koppeling om te delen via sociale media

Deel met een vriend

Gelieve in te loggen voor het versturen van deze document per email!

In uw website insluiten

Kies de startpagina

Plaats reactie met e-mailadres (bevestigen van e-mail is vereist om de reactie te plaatsen op de website) of in te loggen om een opmerking te posten

33. 33 Alle gegevens moeten ingevuld zijn om de aankondiging te kunnen doen. Indien alle cheques in het bestand volledig en correct zijn, ontvangt u een bericht dat de aankondigin g gelukt is. Indien het bestand onvolledig of foutieve gegevens bevat, wordt het bestand niet aanvaard en wordt u hiervan op de hoogte gebracht . U kan de gegevens in het bestand verbeteren of aanvullen en opnieuw importeren. Indien u een cheque aankondigt die al eerder werd aangekondigd, wordt de eerder ingediende informatie overschreven. Dit betekent dat u bepaalde informatie die eerder werd aangekondigd, kan corrigeren of wijzigen door de gegevens opnieuw te importeren. De nieuwe gegevens zullen de oude d an overschrijven. Het is belangrijk dat u de procedure helemaal tot op het einde (stap 4) volgt: 1. BESTAND IMPORTEREN: Selecteer het bestand dat u wenst op te laden 2. BEVESTIGING: Sodexo bevestigt het aantal dienstencheques dat werd opgeladen en geeft aan of er problemen zijn met het bestand 3. VERIFICATIE: Indien er problemen zijn met het bestand, worden de details weergegeven van de cheques waar er een probleem is vastgesteld. De gegevens die niet correct zijn, worden in het rood weergegeven. U kan de gegevens dan online aanpassen, de cheque verwijderen, of een nieuw bestand opladen. 4. INVOEREN: Deze laatste stap wordt soms vergeten. Om de aankondiging te finaliseren, dient u na de verificatie het bestand in te voeren. Doet u deze stap niet, ontvan gt Sodexo uw aankondiging van cheques niet.

1. REGIONALE DIENSTENCHEQUESYSTEMEN 04 juli 2016

40. 40 Kli k op het potloodje naast de ch eque om de cheque te corrigeren. Het icoontje links geeft aan dat de cheque nog niet correct is.

31. 31

34. 34 2) BEVESTIGING U krijgt melding over hoeveel cheques ingevoerd werden. Indien er cheques niet gevalideerd konden worden, wordt dit ook gemeld 3) VERIFICATIE DOOR SODEXO: Indien cheques niet geva lideerd konden worden, krijgt u onderaan de lijst met fouten. U kan dan online corrigeren of aanvullen, of een nieuwe import doen 4 ) INDIENEN U dient steeds het bestand na validatie in te dienen door op de knop “Indienen” te klikken 1) BESTAND AANKONDIGEN : Kies “Een bestand met dienstencheques aankondigen, en laadt het bestand op

41. 41 In de details van de cheque is duidelijk aangegeven in het rood welk(e) veld(en) te corrigeren zijn. In het voorbeeld is dat he t rijksregisternummer. De ontbrekende of foutieve gegevens staan aangegeven met een sterretje. D e pagina ziet u ook de afbeelding van de cheque. Bovenaan rechts ziet u de uiterste datum voor verbeteringen. Na de correctie drukt u op annuleren, bewaren (u g aat terug naar de lijst van cheques), of bewaren en verdergaan (u gaat naar de volgende te corrigeren cheque in de afgifte ). U kan ook op "overslaan" (FR: "sauter") drukken indien u wenst naar de volgende te corrigeren cheque te gaan zonder correcti e van d e vorige. Als u alle cheques van een afgifte heeft gecorrigeerd, verdwijnt het potloodje in de lijst met afgiften.

38. 38 16:BadForeignWorker 27: EmploymentstatusEmpty 28: ErrBrachUnitWrong 29: ErrContractTypeEmpty 30: ContractMissing 31: ErrBrachUnitEmpty 32: ErrBadReferenceNissCombo

50. 50

51. 51

52. 52

54. 54

55. 55

36. 36 • KOLOM B : Familienaam van de werknemer (max 40 karakters) • KOLOM C : Voornaam van de werknemer (max 40 karakters) • KOLOM D: Geslacht van de werknemer: M of F • KOLOM E : Geboortedatum van de werknemer: dd/mm/jjjj • KOLOM F: Taal van de werknemer: FR of N L • KOLOM G: Postcode (4 cijfers) • KOLOM H: Buitenlandse werknemer (heeft geen rijksregisternummer): Y of N • KOLOM I: Autorisatienummer van de Erkende Onderneming waarvoor de werknemer wordt ingeschreven: 12 cijfers • KOLOM J: Uw interne referentie voor de werknemer: (max 40 karakters) Indien het importbestand onvolledig is, zal de import niet aanvaard worden. In dat geval ontvangt u een bericht met daarin details over de onvolledige informatie. Via het importbestand, kan u voor elke werknemer, per autori satienummer, contractgegevens toev oegen. Dit is enkel verplicht voor werknemers die prestaties uitvoeren voor gebruikers in het Waalse Gewest. • KOLOM K: status van de werknemer op het moment van de aanwerving (enkel verplicht voor nieuwe werknemers vanaf 1/1/2016) : een cijfer tussen 1 en 7 1. niet - werkende werkzoekende 2. deeltijds tewerkgestelde werkzoekende 3. begunstigde van een leefloon 4. contract bij een andere erkende onderneming 5. tijdelijk contract 6. leercontract 7. andere • KOLOM L : Con tract type van de werknemer: cijfer 1 of 2 1. contract van onb epaalde duur 2. contract van bepaalde duur • KOLOM M : vestigingseenheidsnummer waar de werknemer aan gelinkt is, zoals gecommuniceerd door uw sociaal secretariaat aan DmfA: 10 cijfers

49. 49 BIJLAGE 7 : DE NIEUWE, REGIONA LE ONLINE AFGIFTEBORDERELLEN

56. 56

53. 53 BIJLAGE 8 : INFOGID S “JOB TRACKER”

10. 10 U vindt de procedure om cheques te corrigeren in bijlage. De terugbetaling van de gecorrigeerde cheques gebeurt zo snel moglijk na de correctie van de cheques , maar nooit eerder dan de terugbetalingster mijnen bepaald door de gewesten. Het is dus mogelijk dat er voor 1 afgifte, meerdere terugbetalingen gebeuren : terugbetalingen van conforme cheques uit een a fgifte, en terugbetalingen van de gecorrigeerde cheques uit dezelfde afgifte. De terugbetalingen van eenzelfde afgifte, hebben allemaal dezelfde externe referentie (uw referentie) , zoals vermeld op het online afgifteborderel, maar een ander SPR nummer (de referentie van Sodexo) . Voor het identificeren van de verschillende terugbetalingen gelinkt aan 1 afgifte, is het dus belangrijk dat u uw referentie vermeldt op het online afgifteborderel. NIEUWE TERUGBETALING SREGELS SINDS 1 JULI 2016 VLAAMSE DIENSTENCHEQ UES De overgangsperiode waarbinnen niet - conforme of niet leesbare dienstencheques uitbetaald werden loopt eind juni af voor de drie gewesten. S inds 1 juli gelden per gewe st nieuwe terugbetalingsregels. Tijdens de overgangsperiode die liep van 1/1/2016 tot 3 0/6/2016 heeft het Vlaamse Gewest onderzocht of het mogelijk was om vanaf 1 juli 2016 over te gaan naar een andere werkwijze: de niet - ingevulde of niet - leesbare cheques enkel uitbetalen na correctie. De Vlaamse Overheid heeft in samenwerking met Sodexo, deze overgangsperiode gebruikt om die werkwijze te evalueren en de impact op de Erkende Ondernemingen in kaart te brengen. Uit de evaluatie blijkt dat een groot deel van de cheques niet - leesbaar is door een technische oorzaak . De Erkende Ondernemingen mo gen daarvan geen negatieve gevolgen ondervinden en daarom stelt de Vlaamse Overheid, na overleg met de sector, bijkomende maatregelen voor vanaf 1 juli 2016. Nieuwe maatregelen sinds 1 juli 2016: ·Sinds mei heeft Sodexo ervoor gezorgd dat de niet - leesbare cheques meteen uitbetaald worden aan de erkende ondernemingen, zonder dat deze moeten gecorrigeerd worden (uitbetaling binnen de 7 dagen). · Zoals in het verleden dienen nog steeds alle velden van de cheques ingevuld te worden. Vanaf 1 juli zal er daarbi j vooral gecontroleerd worden op de velden voor de prestatiedatum en het INSZ - nummer van de werknemers.

45. 45 18:Au thorisationNotActive 19:BadAuthorisation 21:BadIdWorker 22:BadWorkDate 23:BadIdActivity 24:BadWorkDuration 25:DuplicateWork 26:WorkerInactive BIJLAGE 5 : WACHTWOORD WERKNEM ER OPNIEUW INSTELLEN Wanneer een werknemer 3 keer een foutief paswoord ingeeft in de mobiele applicatie JobTracker, wordt het paswoord geblokkeerd. Op dat moment verschijnt er in de Beveiligde Zone, in het gedeelte “Lijst van werknemers”, bij de details van die werknemer, een knop waarmee u het paswoord opnieuw kan instellen: Het paswoord van de werknemer wordt geblokkeerd wanneer deze 3 keer een verkeerd paswoord ingeeft. Het paswoord zal wel nog werken om een prestatie telefonisch in te voeren. Om een nieuw paswoord te bekomen, dient de werknemer u te contacteren. U kan dan in de Beveiligde Zone een nieuw paswoord genereren en dit meedelen aan uw werknemer. Vanaf dat moment moet de werknemer dit nieuwe paswoord wel gebruiken voor het invoeren van prestaties via de mobiele applicatie en d e telefoon. Het paswoord zal wel nog werken om een prestatie telefonisch in te voeren. Wanneer u een nieuw paswoord genereert voor uw werknemer, moet de werknemer dit nieuwe paswoord wel gebruiken voor het invoeren van prestaties via de applicatie en de t elefoon.

37. 37 Indien dezelfde werknemer uitzonderlijk bij hetzelfde autorisatienummer een 2e contract heeft, kunnen deze gegevens nogmaals toegevoegd worden in het importbestand, in de kolommen P tot T. Een veld waarvoor u geen informatie verstrekt, dient leeg te worden gela ten. Indien u "0" invult, zal er een controle gebeuren op het veld en zal u een foutmelding krijgen. (Bijvoorbeeld: indien uw werknemer 1 geldig contract heeft bij uw bedrijf, dient u de kolommen P tot T leeg te lalaten. ) Opgelet! Het Waalse Gewest zal de ze informatie toetsen aan de gegevens die door uw onderneming verklaard werden aan DmFa en Dimona. Zorg er dus voor dat deze informatie overeenkomt. Deze informatie zal ook zichtbaar zijn in de Beveiligde Zone van Vlaanderen en Brussel, maar het is niet ve rplicht ze daar in te voeren. LIJST MET MOGELIJKE FOUTMELDINGEN: 0:NoErrorFound 1:NationalRegister Nr Wrong 2:Last NameEmpty 3:FirstNameEmpty 4:Gender Unknown 5:BadBirthDate 6:BadLanguage 7:BadPostalCode 8:BadAuthorisationNumber 9: Wron gNumberOfFields (import Wallonia: 15 or 20 fields ; import Flanders and Brussels: 10,15 or 20 fields) 10:BadSeparatorFound (separator should always be ; ) 11:MissingDoubleQuote 12:ErrNameTooLong 13:FirstNameTooLong 14:ExternalReferenceTooL ong 15:AuthorisationSuspended

57. 57 BIJLAGE 9: OPHALINGS FICHE

42. 42 BIJLAGE 4 : P RESTATIES INVOEREN VIA DE BEVEILIGDE ZONE Manueel een prestatie invoeren in de Beveiligde Zone In het gedeelte “Beheer van presta ties”, klik op “Nieuwe prestatie ingeven” U kan dan in een formulier de gegevens manueel invullen:

24. 24 Als Erkende Onderneming zal u op de nieuwe Beveiligde Zone kunnen nagaa n of een dienstencheque ontvankelijk is. Is de cheque niet ontvankelijk, dan krijgt u daar meteen melding van, met de reden waarom een cheque niet ontvankelijk is. U kan met een eenvoudig scanapparaatje de barcodes van de cheques scannen, of de cheques man ueel invoeren, en meteen zien of een cheque authentiek, geldig en niet - geannuleerd is. Ook wanneer u Sodexo tijdens de “a ankondiging van de cheques” de handgeschreven gegevens op de cheques bezorgt, krijgt u meteen melding van cheques die niet ontvankelij k zijn. Deze cheques zullen niet kunnen worden aangekondigd. Omwille van respect voor privacy kan Sodexo geen namen van gebruikers op de ze blacklist communiceren. In het onderstaande voorbeeld is de cheque niet ontvankelijk omdat hij reeds terugbetaald wer d. BEVEILIGDE ZONE EEN BEVEILIGDE ZONE PER GEWEST Vanaf 1 januari is er een Beveiligde Zone beschikbaar zijn voor elk gewest. Ontvangt u cheques uit meerdere gewesten, dan zal u deze moeten verwerken in meerdere regionale Beveiligde Zones . Voor cheques uitgegeven voor 1/1/2016, blijft u de huidige Beveiligde zone van de RVA gebruiken behalve voor elektronische prestaties.

26. 26 GEGEVENS VAN ERKENDE ONDERNEMINGEN EN WERKNEMERS De gegevens van uw onderneming en de werknemer s zijn dezelfde in de verschillende Beveiligde Zones op de website. Wijzigt u gegevens van uw onderneming of van een werknemer in de Beveiligde Zone van één gewest, dan gebeuren de wijzigingen a utomatisch in elke Beveiligde Zone van de gewesten waarvoor u een erkenning heeft. KENBAAR MAKEN WAAR U ACTIEF BENT EN VOOR WELKE ACTIVITEI TEN Gebruikers vinden een Erkende Onderneming terug via een zoekmodul e op de website. . Er is een verschillende zoekm odule per gewest. U kan in de Beveiligde Zones zelf bepalen, per gewest, op welke plaatsen u uw diensten aanbiedt, en voor welke activiteiten. Bent u werkzaam in verschillende gewesten, dient u in de verschillende Beveiligde Zones te vermelden in welke ge meenten en voor welke activiteiten gebruikers beroep kunnen doen op u. Vult u geen gegevens in op de Beveiligde Zone van een gewest waarvoor u erkend bent, dan vinden gebruikers u niet terug in de zoekmodule van dat gewest . NIEUW PASWOORD VOOR WERKNEMERS G ENEREREN Een werknemer zal zijn paswoord kunnen gebruiken voor het invoeren van prestaties via de telefoon en via de applicatie. Indien een werknemer via de applicatie 3 keer een verkeerd paswoord invoert zal uit veiligheidsredenen het paswoord geblokkeerd worden. De werknemer moet op dat moment zijn werkgever contacteren. Die kan dan een nieuw paswoord genereren vanuit de Beveiligde Zone, in de pagina van de werknemer. In bijlage leest u hoe u een nieuw paswoord kan genereren.

64. 7 Machinaal invullen (stempelen of printen) Het nummer van de erkende onderneming moet binnen het groene kader ingevuld worden: Bij het machinaal invullen van het nummer van de erkende onderneming is het toegelaten over de vakjes heen te printen : dit wil zeggen dat de 5 cijfers van het nummer niet exact binnen de vakjes geplaatst moeten worden. Wel moeten de 5 cijfers van het nummer van de erkende onderneming in 1 enkele horizontale lijn geplaatst worden; een schuine invulling is niet toegelaten . De invulling moet homogeen en contrastrijk zijn: dit wil zeggen dat de printkwaliteit over alle cijfers uniform moet zijn en een goede leesbaarheid / interpretatie moet garanderen . De grootte van de font is ten minste de grootte van de OCR - B - 10 BT font en mag in geen geval groter zijn dan de hoogte van een cijfer - invulvakje! Gebroken cijfertekens zijn niet toegelaten . Elk cijferteken dat (al dan niet gedeeltelijk) buiten de groen o mkaderde zone valt , kan niet gelezen worden. De naam van de erkende onderneming moet ingegeven worden binnen deze zone: Niet buiten deze zone printen/stempelen!

8. 8 Cheques Waals G ewest Cheques Vlaams Gewest EEN AFGIFTE PER GEWE ST Ontvangt u cheques van de verschillende gewesten? Dan dient u de cheques te sorteren per gewest, en te voorzien van een afgifteborderel van het overeenkomstig gewest. Doet u dit niet, dan is de afgifte niet conform en kan de vastgelegde terugbetalingstermijn niet gegarandeerd worden. De cheques dienen nog steeds gesorteerd te worden per prestatiemaand. Stuur de rechterstroken van de cheques samen met het volledig ingevulde afgifteborderel naa r SODEXO (Dekenijstraat 56, 1180 BRUSSEL (Ukkel)). Bewaar de afscheurbare linkerstrook van de cheque als bewijsstuk bij betwisting of verlies/diefstal van de dienstencheques. Gebruik een apart afgifteborderel voor de dienstencheques per gewest en per pre statiemaand. Gebruik het "oude" afgifteborderel van de RVA om de cheques uitgegeven voor 1/1/16 in te dienen.

14. 14 leessysteem van Sodexo, zullen wor den teruggestuurd naar de onderneming om ze te corrigeren via haar beveiligde ruimte. Om de last van ondernemingen te verlichten zal Sodexo in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest: • een bepaald aantal automatische correcties doorvoeren wanneer het gegeven dat niet wordt herkend door het systeem, kan worden afgeleid met behulp van een andere bron (bijvoorbeeld door gebruik te maken van de database met INSZ - nummers van werknemers of door gebruik te maken van het erkenningsnummer dat vermeld staat op het afgif teborderel). Dankzij deze automatische correctie zullen de ondernemingen zelf veel minder dienstencheques moeten corrigeren. • een foutenmarge incalculeren zodat de ondernemingen geen nadeel ondervinden van de beperkingen van de technologie voor optische h erkenning. Zo zal de onderneming het betrokken gegeven niet moeten corrigeren, als het gemiddelde van de niet door het systeem herkende velden van een bepaalde afgifte binnen de foutenmarge blijft. Deze foutenmarge zal mettertijd evolueren want ze is gebas eerd op een maandelijks gemiddelde van alle erkende ondernemingen. Opgelet: alleen afgiftes van meer dan 100 dienstencheques komen in aanmerking voor deze tolerantie. Als u een lot van minder dan 100 dienstencheques instuurt, moet u alle dienstencheques co rrigeren die niet automatisch worden herkend of gecorrigeerd door Sodexo. • u elke maand een rapport bezorgen met het herkenningspercentage van de dienstencheques die door uw onderneming werden ingeleverd . Dit rapport vormt een waardevolle tool om regelmat ig uw vorderingen met de toepassing van de nieuwe regels op AANPASSINGSPERIODE Het Brussels Hoofdstedelijk Gewest voert een aanpassingsperiode in die loopt tot 30 september. Tijdens die periode zullen alle dienstencheques die niet werden herkend, nog steed s worden terugbetaald. De ondernemingen zullen worden verzocht om de niet herkende dienstencheques te corrigeren binnen een periode van drie dagen. Na afloop daarvan kunnen de dienstencheques worden terugbetaald. In deze periode kunt u dus de impact nagaan van de toepassing van de nieuwe maatregelen. Vanaf 1 oktober krijgen de ondernemingen dertig dagen (binnen de grenzen van de geldigheid van de dienstencheque) om over te gaan tot de correcties. Zolang de dienstencheque niet werd gecorrigeerd of onvolledig is ingevuld, zal de terugbetaling van de prestatie worden opgeschort. CONTROLES Er zullen willekeurige controles plaatsvinden. De gegevens zullen ook worden gekruist met de gegevensstromen van de sociale zekerheid (Dimona en DmfA). Op die manier kan worde n nagegaan of de wettelijke normen worden nageleefd en kan worden ingegrepen als de situatie dat vereist.

39. 39 BIJLAGE 3 : CORR IGEREN VAN CHEQUES I N DE BEVEILIGDE ZONE Selecteer een specifieke periode en vink de optie "toon enkel afgiften met te corrigeren dienstencheques" aan . Indien er in een afgifte één of meerdere cheques te corrigeren zijn , wordt het aantal te verbeteren che ques aangetoond per afgifte in de kolom "Te corrigeren cheques". Klik op op de link van het aantal te verbeteren cheques om een overzicht te krijgen van alle te corrigeren cheques van die afgifte. In deze afgifte zitten 15 te corrigeren cheques:

65. 8 Handtekening werknemer De handtekening van de werknemer is verplicht in deze zone: Plaats de handtekening binnen de zone. De handtekening moet verplicht met de hand geschreven worden door de werknemer. Centreer en benut de ruimte van de zone.

62. 5 Niet buiten de zone schrijven! Machinaal invullen : stempelen of printen Met het machinaal invullen bedoelen we ofwel het stempelen ofwel het printen van de vereiste gegevens. De INSZ - gegevens moet en binnen het rode kader worden ingegeven : Bij het machinaal invullen van het INSZ is het toegelaten over de vakjes heen te printen : dit wil zeggen dat de 11 cijfers van het NISS nummer niet exact binnen de vakjes geplaatst moeten w orden. Wel moeten de 11 cijfers van het NISS nummer in 1 enkele horizontale lijn geplaatst worden; een schuine invulling is niet toegelaten . De invulling moet homogeen en contrastrijk zijn: dit wil zeggen dat de printkwaliteit over alle cijfers uniform moet zijn en een goede leesbaarheid / interpretatie moet garanderen. De grootte van de font is ten minste de grootte van de OCR - B - 10 BT font. Gebroken cijfertekens zijn niet toegelaten . Elk cijferteken dat (al dan ni et gedeeltelijk) buiten de rode omkaderde zone valt , kan niet gelezen worden . De naam en voornaam moeten worden in gegeven binnen deze zone:

60. 3 De grootte van elk cijferteken benadert de grootte van het invulvakje. Niet buiten de zone schrijven. Aard van de prestatie De aard van de prestatie dient aangekruist te worden in de zone: Plaats een kruisje binnen het vakje , en gebruik de volledige ruimte van het vakje . De grootte van het kruisje benadert de grootte van het aankruisvakje. Meerdere kruisjes zijn mogelijk (dit is eerder een uitzondering). Handtekening gebruiker Een handtekening gebruiker is verplicht i n deze zone: Plaats de handtekening binnen de zone. De handtekening moet verplicht met de hand geschreven worden door de gebruiker. Centreer en benut de ruimte van de zone.

63. 6 Niet buiten deze zone printen/stempelen! GEGEVENS ERKENDE OND ERNEMING Handmatige invulling Het nummer van de erkende onderneming dient leesbaar ingevuld te worden in de zone: Alle vakjes moeten zorgvuldig worden ingevuld binnen de daartoe voorziene ruimte: er zijn 5 cijfers in te vullen! De grootte van elk cijferteken ben adert de grootte van het invulvakje. Niet buiten de zone schrijven! Invullen in donker blauw of zwart . (Vaal blauw / Groen / Rood niet toegelaten.) De n aam van de erkende onderneming dient leesbaar ingevuld te worden in de zone: Niet buiten de zone sch rijven! Uitsluitend de naam van de erkende onderneming, dus geen adres etc...

17. 17 Wat moet u doen bij papieren dienstencheques? Het is erg belangrijk dat u de datum van uitgifte van de cheque controleert alvorens deze te aanvaarden en in te dienen voor terugbetaling. Wat moet u doen bij elektronische dienstencheques? Een elektroni sche dienstencheque van een gebruiker zal niet worden toegekend aan een prestatie geleverd meer dan 12 maanden voor de datum van de uitgifte van de cheque. Indien de prestatie langer dan 12 maanden “onbezoldigd” blijft, zal de gebruiker ze dus niet meer ku nnen betalen via dienstencheques. De prestatie krijgt in dat geval een status "Te betalen buiten dienstencheques" Het zal dan aan u, als erkende onderneming zijn, om de volledige waarde van de cheque(s) voor de geleverde prestaties, rechtstreeks terug te vorderen bij de betrokken gebruiker. EEN OPHALING AANVRAG EN Het is nog steeds mogelijk om een ophaling van de cheques door Sodexo aan te vragen. Dit is een veilige manier om de chequ es in te dienen. S inds 1/1/2016 wordt elke ophaling door Sodexo gefacture erd worden aan 15 EUR exlusief btw, ongeacht het aantal cheques. Dit geldt ook voor ophalingen van cheques van de RVA . De ophalingen worden één keer per maand gefactureerd aan het moederbedrijf. De details van de factuur kan u terugvinden in de Beveiligde Zone. U kan in één ophaling cheques uit verschillende gewesten indienen. De cheques moeten wel gesorteerd zijn per gewest, en vergezeld zijn van het bijhorende afgifteborderel. Indien dit niet het geval is, is de afgifte niet conform en kunnen de vastgele gde terugbetalingstermijnen niet gerespecteerd worden. In bijlage vindt u de ophalingsfiche die u ter ondertekening zal worden voorgelegd. Opgelet: de cheques moeten gesorteerd worden per gewest. De cheques worden opgehaald in zakken. Er moet 1 afgiftebord erel per zak zijn. Voor grote hoeveelheden ( meer dan 5000 cheques) kan u zoals steeds een gesloten doos gebruiken. VERLOREN EN GESTOLEN CHEQUES Om de terugbetaling te vragen van verloren of gestolen cheques, dient u het formulier “Gestolen of Verloren che ques”, dat beschikbaar zal zijn op de Beveiligde Zone, in te vullen en te bezorgen aan Sodexo , samen met het linkerstrookje van de bewuste cheques.

29. 29 het Rijksregister (schrapping, overlijden, woonplaats in het buitenland, fout in de geboortedatum of de naam, etc.). Wij raden u aan om uw klanten eraan te herinneren dat enkel hun officiële gegevens meege geven moeten worden via het inschrijvingsformulier. Elk gegeven dat verschilt van het gegeven die geregistreerd werd bij de gemeente zal leiden tot de blokkering van het dossier van de gebruiker. IN WELKE GEVALLEN WORDT EEN GEBRUIKER “BEVROREN”? BESTAAN DE G EBRUIKER DIE NAAR EE N ANDER GEWEST VERHUIST Wanneer een gebruiker naar een ander gewest verhuist, en zijn identiteitsgegevens bij Sodexo aanpast, worden de gegevens van de gebruiker door het nieuwe gewest geverifieerd in het Rijkregister In afwachtin g van validatie van het gewest, wordt de gebruiker “bevroren”. Zodra het gewest de gegevens valideert, is de gebruiker niet meer “bevroren” en ontvangt de gebruiker een bevestigingsmail van Sodexo. Indien blijkt dat de verklaarde domicilie niet overeenst emt met de gegevens in het rijksregister, blijft de gebruiker bevroren. De gebruiker wordt hier in dat geval van verwittigd. EEN GEBRUIKER DIE NA 1 SE PTEMBER 2013 (WALLONIË EN BRUSSEL) OF NA 1 SEP TEMBER 2012 (VLAANDE REN) GEEN DIENSTENCHEQUES MEER HEEFT BE STELD . Gebruikers die sinds 1 september 2013 (Wallonië en Brussel) of sinds 1 september 2012 (Vlaanderen) geen bestellingen hebben geplaatst, worden door de regio’s als inactief beschouwd. Deze gebruikers dienen via de Beveiligde Zone hun adres te wijzigen of te bevestigen. Zodra ze dit doen, worden de identiteitsgegevens van de gebruiker door het gewest geverifieerd. Tijdens dit verificatieproces blijft het profiel van de gebruiker bevroren. Indien het gewest de domicilie valideert, is de gebruiker niet m eer “bevroren” en ontvangt de gebruiker een bevestigingsmail van Sodexo. Indien het gewest de domicilie niet valideert, blijft de gebruiker bevroren en wordt hij hier ook van verwittigd.

13. 13 een periode van drie dagen. Na afloop daarvan kunnen de dienstencheques worden terugbetaald. In deze periode kunt u dus de impact nagaan van de toepassing van de nieuwe maatregelen. Vanaf 1 o ktober krijgen de ondernemingen dertig dagen (binnen de grenzen van de geldigheid van de dienstencheque) om over te gaan tot de correcties. Zolang de dienstencheque niet werd gecorrigeerd of onvolledig is ingevuld, zal de terugbetaling van de prestatie wor den opgeschort. CONTROLES Er zullen willekeurige controles plaatsvinden. De gegevens zullen ook worden gekruist met de gegevensstromen van de sociale zekerheid (Dimona en DmfA). Op die manier kan worden nagegaan of de wettelijke normen worden nageleefd en kan worden ingegrepen als de situatie dat vereist. SAMENGEVAT • INSZ - nummer van al uw werknemers aangeven bij Sodexo vóór hun eerste prestatie • Aan Sodexo uitsluitend volledige en correct ingevulde dienstencheques bezorgen Geen terugbetaling in de volgend e gevallen: • Niet aangegeven werknemer • Leeg veld • Niet gecorrigeerde cheque • Prestaties > 177u /maand voor een werknemer BRUSSELSE DIENSTENCH EQUES 1) PAPIEREN EN ELEKTRONISCHE DIENSTENCHEQUES Uw werknemer moet bij Sodexo worden aangegeven VOOR hij/zij start met zijn/haar werkzaamheden bij de klant. Het Brussels Hoofdstedelijk Gewest zal nagaan of de werknemer wel degelijk is ingeschreven bij Dimona op de datum van de prestaties. ► Alle aan Sodexo overgemaakte dienstencheques die betrekking hebben op ee n werknemer wiens gegevens niet vooraf werden aangegeven bij Sodexo, zullen niet worden terugbetaald aan de onderneming zolang deze laatste de situatie niet in regel heeft gebracht. 2) PAPIEREN DIENSTENCHEQUES Alle velden op de voorkant van de dienstencheq ue moeten leesbaar worden ingevuld door de klant (de gebruiker). Alle velden op de achterkant moeten leesbaar worden ingevuld door de werknemer en door de erkende onderneming. Tip: aanvaard geen dienstencheques waarvan de velden op de voorkant niet werden ingevuld door uw klanten. ► Vanaf 1 juli zullen alle cheques, waarvan minstens één van de velden leeg of onvolledig is, worden teruggestuurd naar de onderneming die de ontbrekende gegevens dient aan te vullen via haar beveiligde ruimte. Deze maatregel is e veneens van toepassing op ondernemingen die de gegevens van de dienstencheques doorsturen met behulp van een elektronisch bestand. ► Alle cheques waarvan de gegevens van sommige velden niet worden herkend door het optisch

23. 23 Indien deze gegevens niet geregistreerd worden voor een werknemer, zullen de prestaties van deze werknemer in het Waalse Gewest niet terugbetaald worden. D eze nieuwe contractuele gegevens gevraagd door het Waalse gewest zijn mee opgenomen in het voorbeeldbestand op de Beveiligde Zone. HOE IN DE HUIDIGE BE VEILIGDE ZONE DE GEG EVENS VAN WERKNEMERS INVOEREN? De procedure staat uitgelegd in bijlage. WAT IS EEN V ESTIGINGSEENHEID? Een vestigingseenheid is elke plaats die men geografisch gezien kan identificeren door een adres, waar ten minste een activiteit van de onderneming wordt uitgeoefend of van waaruit de activiteit wordt uitgeoefend. Dat betekent dat een on derneming meermaals in de KBO kan voorkomen als ze verschillende plaatsen van activiteit heeft. Voorbeelden van vestigingseenheden zijn werkplaatsen, winkels, verkooppunten, kantoren, directies, zetels, agentschappen en filialen. VESTIGINGSEENHEIDSNU MMER E lke vestigingseenheid van een onderneming krijgt een uniek nummer. Dat nummer verschilt van het ondernemingsnummer. Het vestigingsnummer bestaat uit tien cijfers. Het eerste cijfer heeft een waarde van 2 tot 8. Meer informtie vindt u bij de kruispuntbank van ondernemingen, waar u ook uw vestigingseenheidsnummer kan opzoeken. NIET ONTVANKELIJKE C HEQUES Geannuleerde dienstencheques worden niet terugbetaald worden. Ook niet - authentieke cheques, vervallen cheques, en reeds terugbetaalde cheques zullen niet te rugbetaald worden. Deze cheques zijn “ niet ontvankelijk voor terugbetaling ” . Wanneer een gebruiker verklaart dat dienstencheques verloren of gestolen zijn, worden deze geannuleerd door Sodexo. Worden deze cheques nadien toch gebruikt om een prestatie te b etalen, zal Sodexo deze dus niet kunnen terugbetalen aan de erkende onderneming. De erkende onderneming wordt hiervan verwittigd en zal nieuwe cheques moeten opvragen bij de gebruiker.

15. 15 WAAROM DEZE NIEUWE REGELS? Met deze maatregelen wil het Brussels Hoofdstedelijk Gewest: • efficiënter worden, • het behoud en de stabiliteit van de di enstencheques verzekeren, • kwaliteitsprestaties garanderen, • strijden tegen fraude, • kwaliteitsjobs garanderen. SAMENGEVAT • INSZ - nummer van al uw werknemers aangeven bij Sodexo vóór hun eerste prestatie • Aan Sodexo uitsluitend volledige en correct ing evulde dienstencheques bezorgen Geen terugbetaling in de volgende gevallen: • Niet aangegeven werknemer • Leeg veld • Niet gecorrigeerde cheque AANKONDIGEN VAN CHEQ UES Om te vermijden dat een Erkende Onderneming teveel cheques moet corrigeren, kunt u de (al dan niet gescande) handgeschreven gegevens van cheques ook “ aankondigen ” via de Beveiligde Zone, manueel, of via een import van een bestand. Het aankondigen van de cheques moet gebeuren vóór de afgifte of ten laatste samen met de afgifte. Indien nodig vervolledigt Sodexo het resultaat van de lezing met de ontvangen gegevens en vervolledigt dus automatisch en snel de niet - herkende gegevens van ingediende cheques. Opgelet! In Wallonië en Brussel kan de aankondiging van de gegevens niet gebruikt worden vo or de automatische correctie van de lege of onvolledige velden op de papieren dienstencheque. In deze twee gewesten, zal een cheque met minstens één leeg of onvolledig veld, steeds teruggestuurd worden naar de onderneming voor correctie. U kan enkel vouche rs aankondigen voor uw eigen autorisatienummer. Aankondigen van cheques via uploaden van een bestand U kan de handgeschreven gegevens van de cheques uploaden via een bestand. In de nieuwe Beveiligde Zone kan u een template downloaden voor het bestand om ch eques aan te kondigen, in het formaat Excel of CSV.

28. 28 DE REGIONALISERING VOOR DE GEBRUIKER, UW KLANT De gebruiker is gelinkt aan 1 gewest, op basis van de officiële hoofdverblijfplaats van de gebruiker, zoals vermeld in het rijksregister. Elk gewest heeft een eigen Beveiligde Zone en een eigen klantendienst. De overschrijvingen dienen voortaan te gebeuren o p regionale rekeningnummers. VL BXL WL BE41 0017 7246 2610 BE28 0017 7246 3620 BE15 0017 7247 4330 Een mobiele applicatie werd ontwikkeld waar de gebruiker de basisfunctionaliteiten van de Beveiligde Zone terugvindt, en waar hij ook prestaties kan valid eren . De communicatie naar de gebruikers werd herbekeken zodat het voor hen nu nog duidelijker wordt wanneer hun cheques gaan vervallen, en wanneer zij een prestatie moeten goedkeuren. GEBLOKKEERDE EN BEVROREN GEBRUIKERS WAAROM WORDEN GEBRUI KERS BEVROREN OF GEBLOKKEERD? Vanaf 1/1/2016 verifiëren de gewesten systematisch de identiteitsgegevens die worden opgegeven door gebruikers. Dit is enerzijds om fraude tegen te gaan, en anderzijds om ervoor te zorgen dat gebruikers aan het correcte gewest worden toegew ezen, op basis van de gegevens in het rijksregister. BEVROREN REKENINGEN Tijdens het verificatieproces worden gebruikers bevroren , tot hun gegevens gevalideerd worden door de gewesten. Indien de domicilie van de gebru iker na verificatie niet blijk overeen te stemmen met de gegevens in het rijksregister, blijft de gebruiker bevroren. GEBLOKKEERDE REKENIN GEN Een gebruiker wordt geblokkeerd wanneer zijn rekening definitief gedeactiveerd wordt. In het geval van geblokkeerde rekeningen betreft het gebruikers van wie de identiteit niet geverifieerd kon worden in

25. 25 Uw login gegevens blijven dezelfde. Via volgende urls heeft u toegang tot de verschillende Beveiligde Zones, in de sectie "Erkende Ondernemingen", "Mijn dienstencheques beheren"/ "Gérer mes titres - services": • http://www.titresservices.brussels • http://www.dienstencheque.brussels • http://www.dienstencheques - vlaanderen.be/ • http://www.wallonie - titres - services.be/

6. 6 3 GEWESTEN AANKNOPINGSCRITERIUM De gebruiker, uw klant, wordt gelinkt zijn aan 1 enkel gewest. De aanknoping gebeurt op basis van de officiële hoofdverblijfplaats van de gebruiker , zoals vermeld in het rijksregister. EEN ERKENNING VOOR E LK GEWEST Een Erkende Onderneming heeft een erkenning nodig van het gewest waarin ze wil opereren. Erkende Ondernemingen die erkend zijn door de RVA op 31/12/15, kregen op 1 januari automatisch drie erkenningsnummers, één voor elk gewes t. Dit geldt ook voor ondernemingen die enkel in 1 gewest actief zijn. D ie erkenningsnummer s zijn dezelfde als dat vóór 2016, voorafgegaan door een verschillende letter per gewest. Bvb: e en onderneming met erkenningsnummer 75830 1/1/2016 volgende erkenning snummers hebben: • V75830, erkenningsnummer voor het Vlaamse Gewest • B75830, erkenningsnummer voor het Brussels Hoofdstedelijk Gewest • W75830, erkenningsnummer voor Wallonië In de Beveiligde Zone kan u wel aanduiden in welke gewesten en gemeenten u uw dienste n aanbiedt. Een onderneming die een erkenning aanvraagt , moet dit vanaf 1 januari 2016 moeten doen in elk gewest waarin zij haar activite it wenst uit te oefenen. Zij krijgt dan van elk gewest een verschillend erkenningsnummer. Na 12 maanden van inactivitei t in een bepaald gewest kan de onderneming zijn erkenning in het betrokken gewest verliezen.

30. 30 IN WELKE GEVALLEN WO RDT EEN GEBRUIKER “GEBLOKKEERD”? GEBRUIKERS DIE OVERLIJDEN Zodra het Gewest Sodexo informeert dat een gebruiker volgens de informatie van het rijksregister overleden is, zal de betrokken gebruiker geen nieuwe dienstencheques niet meer kunnen bestellen . Echter, het zal nog gedurende 3 maanden (te rekenen vanaf de datum van overlijden) mogelijk zijn om prestaties te valideren via de rekening van de overleden gebruiker. Sodexo stuurt een email naar de betrokken rekening over de nog te valideren prestaties. Erfgenamen kunnen het saldo van de resterende diens tencheques gebruiken. Indien zij de terugbetaling ervan wensen, kunnen zij dit aanvragen binnen de de limiet van de geldigheid van de cheques, op voor legging van een overlijdensakte . Zij kunnen dit doen door contact op te nemen met de klantendienst van Sode xo. GEBRUIKERS VOOR WIE GEEN ENKELE GEGEVENS WERDEN TERUGGEVONDEN IN HET RIJKSREGISTER Tijdens de verificatie van de gegevens van gebruikers hebben de gewesten een bepaald aantal gebruikers, voor wie er geen identiteitsgegevens in het Rijksregister werden teruggevonden, geblokkeerd . Deze gebruikers zijn geblokkeerd. Deze gebruikers zijn onvindbaar en zullen hierover dus geen communicatie ontvangen vanwege Sodexo. NIEUWE GEBRUIKER VAN WIE DE IDENTITEIT NI ET GEVALIDEERD WERD DOO R HET RIJKSREGISTER Wanne er een gebruiker zich inschrijft in het dienstenchequesysteem moet hij zijn officiële gegevens aangeven zoals vooraf geregistreerd bij de gemeente. Elke fout in de naam, voornaam, INSZ, geslacht of geboortedatum kan leiden tot de blokkering van zijn dossie r. W AT BETEKENT DIT VOOR U? Ee n werknemer k an geen elektronische prestatie invoeren voor een geblokkeerde of bevroren gebruiker. De werknemer krijgt dan telefonisch of via de mobiele app een foutmelding. Een geblokkeerde gebruiker kan geen nieuwe dienstenc heques bestellen, en kan ook geen prestaties bevestigen. Een bevroren gebruiker kan geen nieuwe dienstencheques bestellen, maar kan wel nog reeds uitgevoerde prestaties bevestigen. Pas wanneer de gebruiker niet meer bevroren is, kan de werknemer opnieuw ee n prestatie invoeren.

32. 32 BIJLAGEN BIJLAGE 1 : AANKONDIGEN VAN CHEQ UES U kan de cheques aankondigen op de Beveiligde Zone: In het gedeelte Lijst van afgiften”, kies “Papieren dienstencheques aankondigen” Cheques aankondigen via een bestand. Kies : Een bestand met dienstencheques toevoegen: In de Beveiligde Zone, vindt u een voo rbeeld voor het importdocument. • KOLOM 1: Serienummer van de cheque • KOLOM 2: Rijksregisternummer van de werknemer ( De werknemer moet geregistreerd zijn in de Beveiligde Zone) • K OLOM 3:Datum van de prestatie (dd/mm/jjjj) • KOLOM 4: De uitgevoerde activiteit (1 - 4)

35. 35 Handmatig aankondigen van cheques: Kies: “Een dienstencheque handmatig toevoegen” U kan dan de volgende gegevens invoeren: • Werknemer: u kan de naam of INSZ nummer van de werknemer ingeven. Als de werknemer geregistreerd staat in de Beveiligde Zone, vindt het systeem de werknemer automatisch terug. • Type werk: Kies een activiteit uit de lijst • Datum: de prestatiedatum • Serienummer van de dienstencheque. BIJLAGE 2: IMPORTDOC UMENT “ GEGEVENS WERKNEME RS” Importeer werknemers via het opladen van het .csv bestand (max 400KB) dat u kan vinden op de Beveiligde Zone: U dient het importbestand te gebruiken met kolomhoofd, e n geen kolommen te verwijderen. • KOLOM A: NISZ nummer van de werknemer (11 cijfers)

48. 48 De ERKENDE ONDERNEMING kan de elektronische prestaties invoeren via telefoon op het nummer 0800/35530 voor prestaties die ingebeld worden via een vaste lijn en via 02/547.54.97 voor prestaties ingebeld via een mobiel toestel, of via de App JobTracker. De ERKENDE ONDERNEMING sta at in voor de juistheid van de geregistreerde gegevens. De ERKENDE ONDERNEMING dient werknemers die niet langer werkzaam zijn te deactiveren via de Beveiligde Zone. Artikel 5 : Aansprakelijkheid 5.1 SODEXO is gehouden tot de correcte uitvoering van de ov erheidsopdracht aan de ERKENDE ONDERNEMINGEN volgens de lastenboeken van de aanbestedende overheden. In geval van gebrekkige uitvoering van de overheidsopdracht zal SODEXO aansprakelijk zijn ten aanzien van de aanbestedende overheden en onderhevig zijn aan strafbedingen zoals bepaald door de aanbestedende overheden. 5.2 In de mate dat SODEXO afhankelijk is van de ERKENDE ONDERNEMINGEN voor de goede uitvoering van haar verbintenissen, gaat SODEXO inspanningsverbintenissen aan. 5.3 SODEXO is in geen geval a ansprakelijk voor schade die de ERKENDE ONDERNEMING veroorzaakt ten aanzien van haar werknemers of de gebruikers. In het bijzonder is de ERKENDE ONDERNEMING ook verantwoordelijk voor de beveiliging van haar informaticasysteem en het correcte gebruik van de IVR/A PP door haarzelf en haar werknemers, dewe lke alle nodige instructies moeten ontvangen. Tenzij dat er een oorzakelijk verband is tussen haar schade en Sodexo. Artikel 6 : Wijziging van de algemene dienstvoorwaarden Ingeval van wetswijzigingen of reg lementaire wijzigingen of gewijzigde lastenboeken behoudt SODEXO zich het recht voor om deze algemene dienstvoorwaarden eenzijdig te wijzigen. In dat geval zal SODEXO de ERKENDE ONDERNEMING hiervan in kennis stellen. Artikel 7 : Vertrouwelijkheid – eerbi ediging van het privéleven 11.1 Elke partij verbindt zich ertoe om de informatie die zij van de andere partij ontvangt vertrouwelijk te houden en om geen informatie aan derden te onthullen tenzij dit noodzakelijk of verplicht is. 11.2 Elke partij verbin dt zich ertoe om, wat haar betreft, de bepalingen van de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens na te leven en is verantwoordelijk voor de eerbiediging van de verplichting en die haar worden opgelegd krachtens deze wet en haar uitvoeringsbesluiten. 11.3 In het bijzonder waakt de ERKENDE ONDERNEMING over de vertrouwelijkheid van de gegevens op de App, met in het bijzonder de persoonsgegevens van gebruikers die hierop zichtb aar zijn. De ERKENDE ONDERNEMING stelt namelijk alles in werking om te vermijden dat ze gegevens onrechtmatig verspreid of door haar fout verliest. De ERKENDE ONDERNEMING zal hiervoor de toegang tot de App zorgvuldig regelen zodat enkel de actieve werkneme rs toegang hebben. Bij beëindiging van een arbeidsovereenkomst van een werknemer zal de ERKENDE ONDERNEMING deze werknemer zijn toegang stopzetten via de Beveiligde Zone. Artikel 8 : Contactgegevens Het AFFILIATES DEPAR TEMENT is bereikbaar op weekdagen van 8u tot 18u op het nummer 02/547.54.93 of erkendeonderneming - dc.svc.be@sodexo.com De ERKENDE ONDERNEMING dient haar contactgegevens te registreren op de Be veiligde Zone en er steeds voor te zorgen dat ze aangepast zijn wanneer nodig (bijvoorbeeld in geval van verhuis, wijziging e - mailadres of telefoonnummer enzovoort). Artikel 9 : Algemene bepalingen 9.1 De ERKENDE ONDERNEMING doet afstand van de toepassin g van haar eigen algemene en bijzondere voorwaarden, voor zover deze betrekking hebben tot prestaties die het voorwerp zijn van deze algemene voorwaarden, ook al wordt daarin bepaald dat enkel haar voorwaarden van toepassing zijn. 9.2 Het Belgisch recht i s van toepassing op deze dienstverlening. 9.3 De rechtbanken van Brussel zijn uitsluitend bevoegd om kennis te nemen van geschillen tussen SODEXO en de ERKENDE ONDERNEMING.

61. 4 DE ACHTERZIJDE De achterzijde wordt ingevuld door de werknemer enerzijds , en de erkende onderneming anderzijds: GEGEVENS WERKNEMER Handmatige invulling Het INSZ - nummer van de werknemer dient leesbaar ingevuld te worden in de zone: Alle vakjes moeten zorgvuldig worden ingevuld binnen de daartoe voorziene ruimte : er zijn 11 cijfers in te vullen! Indien de werknemer dit nummer (nog) niet heeft, dient het INSZ - BIS - nummer vermeld te worden. De grootte van elk cijferteken benadert de grootte van het invulvakje. Niet buiten de zone schrijven . - De naam en voornaam va n de werknemer dienen leesbaar ingevuld te worden in de zone:

21. 21 o Wanneer het telefoonnummer van de vaste lijn van de klant bij Sodexo geregistreerd staat, wordt deze informatie niet gevraagd. • Activiteit: Huishoudhulp = toets 1 ; Boodschappen voor het huishouden = toets 2 ; Str ijkwerk buiten huis = toets 3 ; Begeleid vervoer van personen met beperkte mobiliteit = toets 4 • Aantal gepresteerde uren : een cijfer tussen 1 en 9 Bevestiging van de prestatie =toets 1, opnieuw beginnen = toets 2, of de actie onderbreken = toets 3 De wer knemer kan bij het inbellen kiezen uit nederlands, frans en duits. OVERZICHT VAN DE MOG ELIJKHEDEN VOOR HET INVOEREN VAN EEN ELEKTRONIS CHE PRESTATIE DOOR DE WE RKNEMER GRATIS GRATIS Zonetarief GRATIS GRATIS Zonetarief GRATIS GRATIS Zonetari ef In elk van deze gevallen gebeurt er een automatische validatie en moet de prestatie de dag zelf ingevoerd worden. Gebeurt dit niet, dan heeft de Erkende Onderneming de mogelijkheid om de prestatie in te voeren via de Beveiligde Zone. Deze prestaties z ullen moeten worden bevestigd door de gebruikers . In bijlage vindt u de procedure om prestaties via de beveiligde zone op te laden. HET ELEKTRONISCHE SY STEEM METEEN VOLLEDIG GEWESTELIJK

59. 2 PRINCIPES Het invullen dient zorgvuldig te gebeuren: • De gegevens dienen leesbaar ingevuld te worden • De gegevens moeten ondubbelzinnig geïnterpreteerd kunnen worden • Invullen in donkerblauw of zwart . (vaalblauw / groen / rood niet toegelaten.) DE VOORZIJDE Datum De datum dient leesbaar ingevuld te worden in de zone: Alle vakjes moeten zorgvuldig worden ingevuld binnen de daartoe voorziene ruimte : er zijn 6 cijfers in te vullen!

11. 11 · Indien de prestatiedatum en/of het INSZ - nummer niet is ingevuld , komen die cheques gedurende 30 kalenderdagen ter aanvulling in de Beveiligde Zone. Indien er na 30 dagen geen aanvulling is gebeurd, worden de niet - gecorrigeerde cheques niet meer uitbetaald. · Om de leesbaarheid van het INSZ - nummer te verhogen moeten alle erkende ondernemingen tegen ten laatste 1 juli de INSZ - nummers van alle DC - werknem ers registreren bij Sodexo. Deze werkwijze is gelijkaardig aan die in de andere gewesten. Op basis van de lijst van geregistreerde INSZ - nummers kan Sodexo een maximaal aantal niet - herkenbare gegevens identificeren en een zo hoog mogelijke leesbaarheid gara nderen. · De leesbaarheid van de prestatiedatum wordt per erkende onderneming actief gemonitord. Er zal een aanvaardbare norm van niet - herkenning bepaald worden. Bij grote afwijkingen van die norm in een afgifte zullen de erkende ondernemingen bijkomend ges ensibiliseerd worden om naar een betere leesbaarheid te evolueren. · Sodexo onderzoekt samen met haar leverancier welke bijkomende technische maatregelen kunnen genomen worden om de leesbaarheid te verhogen. In september 2016 zal de Vlaamse Overheid, in sam enwerking met de sector en Sodexo, bovenstaande maatregelen grondig evalueren en eventueel bijsturen. Op die manier kan vanaf 1 januari 2017 een definitieve regeling voor de niet - leesbaarheid van de aangeboden cheques in voege treden. Wat dient u te doen als Erkende Onderneming? • Zorg ervoor dat de dienstencheque steeds volledig, correct en leesbaar is ingevuld . Er worden nog steeds controles uitgevoerd op de volledigheid en correctheid van alle gegevens. • Registreer alle werknemers in de Beveiligde Zone . O p die manier kan Sodexo een groter aantal niet - herkenbare gegevens vervolledigen aan de hand van de opgegeven INSZ nummers • U kunt de gegevens op de cheques ook aankondigen via de Beveiligde Zone. In dat geval vervolledigt Sodexo automatisch de niet - herkenb are velden. Met deze maatregelen willen de Vlaamse overheid en Sodexo de strijd tegen fraude blijven voeren, zonder de ondernemingen bijkomend administratief te belasten. WAALSE DIENSTENCHEQU ES REGELS 1) VOOR DE PAPIEREN EN ELEKTRONISCHE DIENSTENCHEQUES ► Uw werknemer moet bij Sodexo worden aangegeven VOOR hij/zij start met zijn/haar werkzaamheden bij de klant. Alle aan Sodexo overgemaakte dienstencheques die betrekking hebben op een werknemer wiens gegevens niet vooraf werden aangegeven bij Sodexo, zullen niet worden terugbetaald aan de onderneming zolang deze laatste de situatie niet in regel heeft gebracht.

7. 7 GEEN UITBREIDING VAN DE TOEGELATEN ACTIVITEITEN Er is geen uitbreiding voorzien van de activiteiten waarvoor dienstencheques gebruikt kunnen worden. De activiteit en blijven behouden: • Hulp in het huishouden bij de gebruiker thuis • Hulp buiten het huis van de gebruiker: o Boodschappen doen o Strijken in een lokaal van de onderneming (en verstelwerk aan het te strijken linnen). o Vervoer van personen met beperkte mobiliteit DE PAPIEREN DIENSTENCHEQUE : EEN NIEUWE LAY - OUT VOOR ELK GEWEST Elk gewest vraagt een eigen cheque die zich duidelijk onderscheidt van cheques van de andere gewesten. De verschillende cheques onderscheiden zich door een aparte kleur en het specifieke logo van elk gewest. De invulvelden blijven echter identiek, waardoor er geen impact is voor de gebruiker, de werknemer en de Erkende Ondernemingen . Zowel de optische lijnen als alle gelezen velden blijven op dezelfde plaats. De eerste letter van het nieuwe, re gionale erkenningsnummer (v,b of w) wordt vooraf op de cheque worden geprint. U hoeft dus niets te wijzigen aan uw manier van werken . Dit geldt ook in het geval u werkt met scanners of stempels. Cheques Brussels Hoofdstedelijk Gewest

12. 12 ► Uw werknemers mogen niet 177 werkuren per maand overschrijden. Alle dienstencheques die ingediend werden bij Sodexo voor een werknemer die op maandbasis meer dan 177 uren gewerkt heeft, zullen niet terugbetaald worden aan de onderneming. 2) VOOR DE PAPIE REN DIENSTENCHEQUES ALLE velden op de voorkant van de dienstencheque moeten leesbaar worden ingevuld door de klant (de gebruiker). Alle velden op de achterkant moeten leesbaar worden ingevuld door de werknemer en door de erkende onderneming. Tip: aanvaard geen dienstencheques waarvan de velden op de voorkant niet werden ingevuld door uw klanten. ► Alle cheques, waarvan minstens één van de velden leeg of onvolledig is , worden teruggestuurd naar de onderneming die de ontbrekende gegevens dient aan te vullen via haar beveiligde ruimte. Deze maatregel is eveneens van toepassing op ondernemingen die de gegevens van de dienstencheques doorsturen met behulp van een elektronisch bestand. ► Alle cheques waarvan de gegevens van sommige velden niet worden herkend door het optisch leessysteem van Sodexo, zullen worden teruggestuurd naar de onderneming om ze te corrigeren via haar beveiligde ruimte. OM DE LAST VAN DE ERKENDE ONDERNEMINGEN TE VERLICHTEN • Sodexo zal een bepaald aantal automatische correcties doorvoeren wanneer het gegeven dat niet wordt herkend door het systeem, kan worden afgeleid met behulp van een andere bron (bijvoorbeeld door gebruik te maken van de database met INSZ - nummers van werknemers of door gebruik te maken van het erkenningsnummer dat vermeld staat op het afgifteborderel). Dankzij deze automatische correctie zullen de ondernemingen ze lf veel minder dienstencheques moeten corrigeren. • Een foutenmarge zal door Sodexo ingecalculeerd worden zodat de ondernemingen geen nadeel ondervinden van de beperkingen van de technologie voor optische herkenning. Zo zal de onderneming het betrokken geg even niet moeten corrigeren, als het gemiddelde van de niet door het systeem herkende velden van een bepaalde afgifte binnen de foutenmarge blijft. Deze foutenmarge zal mettertijd evolueren want ze is gebaseerd op een maandelijks gemiddelde van alle erkend e ondernemingen. Opgelet: alleen afgiftes van meer dan 100 dienstencheques komen in aanmerking voor deze tolerantie. Als u een lot van minder dan 100 dienstencheques instuurt, moet u alle dienstencheques corrigeren die niet automatisch worden herkend of ge corrigeerd door Sodexo. • Sodexo zal u elke maand een rapport bezorgen met het herkenningspercentage van de dienstencheques die door uw onderneming werden ingeleverd . Dit rapport vormt een waardevolle tool om regelmatig uw vorderingen met de toepassing van de nieuwe regels op. AANPASSINGSPERIODE Het Waalse Gewest voert een aanpassingsperiode in die loopt tot 30 september. Tijdens die periode zullen alle dienstencheques die niet werden herkend, nog steeds worden terugbetaald. De ondernemingen zullen worden v erzocht om de niet herkende dienstencheques te corrigeren binnen

44. 44 U kan dan een csv bestand met prestaties opladen. Het bestand moet een csv bestand zijn, met extensie “.txt” of “csv” Het bestand mag geen kolomhoofden bevatten. De gegeven s moeten tussen haakjes” staan, en gescheiden worden door een komma. Het bestand moet volgende gegevens bevatten: • Gebruikersnummer klant: 12 cijfers • Autorisatienummer van uw bedrijf: 12 cijfers, beginnend met 98 • Login van de werknemer: 5 cijfers (login die de werknemer gebruikt om prestaties in te voeren) • Datum van de prestatie: DD/MM/YYYY • De code van de activiteit : cijfer tussen 1 en 4 (Activiteit: Huishoudhulp = 1 ; Boodschappen voor het huishouden = 2 ; Strijkwerk buiten huis = 3 ; Begeleid vervoer van p ersonen met beperkte mobiliteit = 4) • Het aantal gewerkte uren: cijfer tussen 1 en 9 Voorbeeld: "123456789012";"980000000000";"12345";"15/01/2008";"1";"4" "120987654321";"980000000000";"39504";"15/01/2008";"2";"2" Het is niet mogelijk om in de Beveiligde Z one van een gewest, een prestatie in te voeren van een gebruiker van een ander gewest. Het systeem zal enkel prestaties registreren voor gebruikers van het overeenkomstig gewest. LIJST MET MOGELIJKE FOUTMELDINGEN: 9: Bad number of fields 17:BadUserID

22. 22 Sinds 1/1/16 moeten alle elektronische prestaties ingevoerd worden p er gewest. Ook de prestaties die plaatsvonden vóór 1 januari 2016. Eventuele openstaande prestaties op 1/1/2016, zullen overgeheveld worden naar het gewest van de gebruiker. Ook de elektronische portefeuille van de gebruikers zal overgeheveld worden naar h et correcte gewest. Sinds 1 januari 2016 kunnen er dus geen prestaties meer ingevoerd worden in het huidige systeem van de RVA. T ERUGBETALINGSTERMIJN EN: De terugbetalingstermijn van de papieren cheque is verschillend per gewest: • Vlaams Gewest: 1 werk dag n a ontvangst van de afgifte • Brussels Gewest: 10 werk dagen na ontvangst van de afgifte • Waals Gewest: 2 werk dagen na ontvangst van de afgifte CONTROLE Voor de 3 gewesten is het belangrijk meer monitoring en controle te hebben. DETAILS VAN WERKNEME RS Het Wa alse Gewest en het Brusselse Gewest vragen dat u de gegevens van alle werknemers invoert in de Beveiligde Zone . Dus niet meer enkel voor werknemers die met elektronische dienstencheques werken. Wij raden u aan om dit ook te doen voor cheques van het Vlaams e Gewest. Door de gegevens van de werknemers te registreren, vergroot de kans op correcte lezing van de cheques, en dus op een snelle terugbetaling . EXTRA GEGEVENS VOOR HET WAALSE GEWEST SINDS 1/1/2016 Het Waalse Gewest vraagt bovendien dat de contractuel e gegevens voor elke werknemer die prestaties uitvoert voor gebruikers gedomicilieerd in het Waalse Gewest, gecommuniceerd worden aan Sodexo per vestigingseenheid. Het betreft de volgende gegevens: het INSZ nummer, de status van de werknemer op het moment van de aanwerving en de arbeidsregeling (contract van bepaalde duur of contract van onbepaald duur) .

18. 18 Opgelet! De verloren of gestolen dienstencheques zullen niet terugbetaald worden indien het linkerstrookje niet opgestuurd wordt. TERUGBETALINGEN OP B ASIS VAN HET LINKERSTROOKJE VAN D E CHEQUES Terugbetalingen op basis van het linkerstrookje van de cheques blijven een uitzondering. U zal de handgeschreven gegevens die op de cheques stonden, daarna moeten aanvul len via de Beveiligde Zone (corrigeren van cheques) om de cheques terugbetaald te krijgen. TERUGBETALINGSTERMIJ NEN VOOR PAPIEREN DIENSTENCHEQUES : De terugbetalingstermijn voor de papieren cheque is verschillend per gewest: • Vlaams Gewest: 7 werk dagen na ont vangst van de afgifte • Brussels Gewest: 10 werk dagen na ontvangst van de afgifte • Waals Gewest: 5 werk dagen na ontvangst van de afgifte Deze terugbetalingstermijnen gelden enkel voor conforme cheques in conforme afgiftes. ELEKTRONISCHE DIENSTENCHEQUE De s trengere voorwaarden voor de terugbetaling van de papieren cheques kunnen gevolgen hebben op het aantal cheques dat wordt terugbetaald en op de terugbetalingstermijnen. Daarom raadt Sodexo u ten zeerste aan om over te stappen naar de elektronische dienste ncheque . Bent u nog niet overtuigd van de voordelen van de elektronische dienstencheque? Wij lijsten ze graag nog eens voor u op: VOORDELEN ELEKTRONIS CHE DIENSTENCHEQUE • Het elektronische dienstenchequesysteem is eenvoudiger en sneller

5. 5 Sinds 1 januari zijn de versc hillende g ewesten bevoegd voor de dienstencheque. Dit betekent dat er sinds 1 januari 3 verschillende systemen van dienstencheques bestaan één voor het Vlaamse Gewest, één voor het Waals Gewest en één voor het Brussels Hoofdstedelijk Gewest . . Sodexo blijft de enige uitgever van dienstencheques. A ls uitgiftebedrijf proberen wij de continuïteit te verzekeren, en tegelijkertijd verbeteringen door te voeren. BELANGRIJK: Voor de dienstencheques van de RVA, uitgegeven vóór 1/1/2016, verandert er niets. De procedures van a fgifte en terugbetaling blijven dezelfde. DE ROL VAN SODEXO AL S UITGEVER VAN DIENSTENCHEQUES Voor we verder ingaan op de veranderingen van de regionalisering, verduidelijken we graag de rol van Sodexo als uitgever van dienstencheques voor de 3 verschillend e Gewesten: • Sodexo moet in de eerste plaats beantwoorden aan de eisen van elk gewest (onze klanten). • Sodexo moet de wetgeving respecteren. • Wij willen zorgen voor een vlotte, transparante en veilige overgang en de impact van de regionalisering voor de Erken de Onderneming , gebruikers en werknemers tot een minimum herleiden • Verder is het onze taak om de gebruikers, Erkende Ondernemingen en werknemers te begeleiden tijdens de overgangsfase • Sodexo gaat voor continuïteit gepaard met evolutie: we baseren ons op he t huidige systeem dat we verbeteren waar nodig • We raadplegen alle betrokken partijen via enquêtes, workshops, panels om zo passende oplossingen voor te stellen • Naast de diensten die gevraagd worden door de gewesten, stellen wij extra diensten voor om te ku nnen beantwoorden aan uw behoeften

58. BIJLAGE 10: HOE DIENSTENCHEQUES CORRECT INVULLEN? Hoe dienstencheques correct invullen? 1 PRINCIPES 2 DE VOORZIJDE 2 Datum 2 Aard van de prestatie 3 Handtekening gebruiker 3 DE ACHTERZIJDE Gegevens werknemer 4 Handmatige invulling 4 Machinaal invullen : stempelen of printen 5 Gegevens Erkende onderneming 6 Handmatige invulling 6 Machinaal invullen (stempelen of printen) 7 Handtekening werknemer 8

16. 16 De aangekondigde cheques moeten niet noodzakelijk gelinkt zijn aan een afgifte. U kan cheques van meerdere afgiftes samen aankondigen. De procedure om cheques aan te kondigen vindt u in Bijlage. Aankond igen van cheques via een formulier op de Beveiligde Zone U kan de gegevens op de cheques ook aankondigen via een formulier op de Beveiligde Zone. U kan dan een specifieke werknemer, een specifieke prestatiedatum, en een specifieke activiteit selecteren, en de cheques inscannen of de serienummers één voor één invoeren. Wanneer u de informatie bevestigt, ontvangt u meteen een overzicht over de cheques die u heeft ingevoerd, en de mogelijkheid om onvolledige of onjuiste informatie te corrigeren. BIJKOMEND E VEREISTEN PER GEWE ST VOOR DE TERUGBETALING VAN DE CHEQUES Per gewest zijn er nog een aantal specifieke richtlijnen die de terugbetaling van papieren en elektronische dienstencheques bepalen, waaronder: • Voor cheques uit het Waals G ewest geldt dat de werkn emer de wettelijke maandelijkse limiet van het aantal werkuren niet mag overschrijden ( 177 uren per maand). Cheques voor prestaties die dit maximum overschrijden zullen niet terugbetaald worden. • Cheques uit het Waalse Gewest en het Brussels Hoodstedelijk Gewest zullen niet terugbetaald worden indien de werknemer en zijn gegevens niet ingeschreven werd op de Beveiligde Zone van Sodexo VOOR hij/zij start met zijn/haar werkzaamheden bij de klant . • Cheques uit het V laamse G ewest: Op vraag van het Vlaamse Gewe st, zullen Vlaamse Dienstencheques gebruikt voor prestaties die dateren van meer dan 12 maanden voor de uitgiftedatum van de cheque , niet langer worden terugbetaald door Sodexo. U dient dus te vermijden dat prestaties meer dan 12 maanden onbezoldigd blijve n. Gezien de nieuwe , strengere regels voor terugbe taling van papieren dienstencheques raadt Sodexo u ook aan om zoveel mogelijk over te schakelen naar de elektronische dienstencheque .

20. 20 De applicatie is beschikbaar voor de verschillende besturingssystemen: Android, iPhone, en Windo ws Phone, en verkrijgbaar in het Nederlands, Frans en Duits. Sodexo stelt een in formatiebrochure voor de app te uwer beschikking. Hierin wordt stap voor stap uitgelegd hoe de applicatie gebruikt kan worden. Zo kan u uw werknemers begeleiden bij het gebrui k van de applicatie. Meer informatie over hoe de applicatie werkt, vindt u in de infobrochure in bijlage . OPGELET: HET PASWOORD VAN DE WERKNEMER WOR DT GEBLOKKEERD WANNE ER DEZE 3 KEER EEN VERK EERD PASWOORD INGEEFT. Het paswoord zal wel nog werken om een p restatie telefonisch in te voeren. Om een nieuw paswoord te bekomen, dient de werknemer u te contacteren. U kan dan in de Beveiligde Zone een nieuw paswoord genereren en dit meedelen aan uw werknemer. Vanaf dat moment moet de werknemer dit nieuwe paswoord wel gebruiken voor het invoeren van prestaties via de mobiele applicatie en de telefoon. Het paswoord zal wel nog werken om een prestatie telefonisch in te voeren. Wanneer u een nieuw paswoord genereert voor uw werknemer, moet de werknemer dit nieuwe pas woord wel gebruiken voor het invoeren van prestaties via de applicatie en de telefoon. In bijlage leest u hoe u een nieuw paswoord kan genereren via de Beveiligde Zone. INVOEREN VAN PRESTAT IES VIA DE TELEFOON Voor het invoeren van prestaties via de telefo on zijn er sinds 1/1/16 2 versch illende nummers beschikbaar : • 0800/35530 voor prestaties die ingebeld worden via een vaste lijn. (gratis) • 02/547.54.97 voor prestaties ingebeld via een mobiel toestel .(zonaal tarief) De prestatie wordt automatisch verwerkt in het juiste gewest, op basis van de gegevens van de gebruiker. Er zijn dus geen verschillende telefoonnummers per gewest. Zo houden we het eenvoudiger voor u en uw werknemers. Wij raden uw werknemers aan om prestaties via de telefoon in te bellen tussen 7u en 11u, tussen 13u30 en 15u30, en na 17u. Werknemers die een prestatie via de telefoon doorgeven, wordt volgende informatie gevraagd: Opgelet ! De volgorde van de procedure is gewijzigd sinds 01/01/2016: • Login en paswoord (5 cijfers) van de werknemer • Ge bruikersnummer van de klant (12 cijfers) .

43. 43 Vul de onderstaande velden in. De verplichte velden staan aangeduid in het rood: • PERSOONLIJK GEBRUIKERSNUMMER VAN DE KLANT: 12 cijfers – VERPLICHT • NAAM VAN DE GEBRUIKER (optioneel) • LOGIN ISD = de login van de werknemer die hij/zij gebruikt om prestaties in te voeren via de telefoon of de mobiele applicatie – VERPLICHT • LOGIN VAN DE WERKNEMER: de referentie die u aan uw medewerker hebt gegeven (optioneel) • N AAM VAN DE WERKNEMER: (optioneel) • INSZ VAN DE WERKNEMER (optioneel) • DATUM VAN DE PRESTATIE – VERPLICHT • SOORT PRESTATIE: de activiteit – VERPLICHT • AANTAL GEPRESTEERDE UREN: cijfer tussen 1 en 9 VERPLICHT Prestaties invoeren via het importeren van een best and In het gedeelte “Beheer van prestaties”, klik op “Een activiteit importeren”

46. 46 BIJLAGE 6 : DE ALGEMENE VOORWA ARDEN VAN DIENSTVERLENING VAN SODEXO Algemene dienstvoorwaarden voor de erkende onderneming Voorafgaandelijk SODEXO (Sodexo Pass Belgium N.V., Pleinlaan 15, 1050 Brussel, KBO 0403 167 335) zal in haar hoedanighei d van uitgiftebedrijf van dienstencheques bepaalde diensten in opdracht van de gewesten gratis leveren aan de ERKENDE ONDERNEMING. Deze algemene dienstvoorwaarden vormen samen met de lastenboeken van de aanbestedende overheden (het Brussels Hoofdstedelijk , Vlaams en Waals gewest) en het wetgevend kader (o.a. de wet van 20 juli 2001 tot bevordering van de buurtdiensten en – banen en het Koninklijk besluit van 12 december 2001 betreffende de dienstencheques) het kader waarin respectievelijke rechten, verplich tingen en verantwoordelijkheden van SODEXO en de ERKENDE ONDERNEMING bepaald zijn. Deze algemene dienstvoorwaarden maken een essentieel onderdeel uit van de dienstverlening die SODEXO standaard levert De ERKENDE ONDERNEMING wordt geacht deze voorwaarden te aanvaarden wanneer zij beroep doet op de standaarddienstverlening van SODEXO inzake de uitgifte en de terugbetaling van papieren en/of elektronische dienstencheques. Artikel 1. Definities 1.1 AFFILIATES DEPARTEMENT: de klantendienst die SODEXO voor ziet voor haar ERKENDE ONDERNEMING . 1.2 APP: de applicatie, JobTracker, die de werknemer toelaat om haar elektronische prestaties door te geven aan SODEXO. De ERKENDE ONDERNEMING keurt nadien deze prestaties goed in de Beveiligde Zone. 1.3 STANDDAARDDIENS TEN: deze diensten zijn krachtens de overheidsopdrachten van de aanbestedende overheden (het Brussels Hoofdstedelijk, het Vlaams en Waals gewest) gratis standaard te leveren aan de ERKENDE ONDERNEMING. De STANDAARDDIENSTEN zijn onder andere de verwerking v an ingediende papieren cheques, de registratie van elektronische prestaties, de terugbetaling van de cheques en de klantendienst. 1.4 ERKENDE ONDERNEMING : de onderneming die erkend is door de aanbestedende overheden voor het uitvoeren van de bij de wet v an 20 juli 2001 tot bevordering van de buurtdiensten en – banen. Artikel 2. De afgifte van papieren cheques De ERKENDE ONDERNEMING moet de afgifte van dienstencheques samen met een ingevuld afgifteborderel opsturen naar SODEXO (Dekenijstraat 56, 1180 BRU SSEL (Ukkel)). De ERKENDE ONDERNEMING gebruikt een apart afgifteborderel voor de dienstencheques per gewest (Brussels Hoofdstedelijk – Vlaams en Waals gewest) en per prestatiemaand . Het afgifteborderel bevat de volgende informatie: - de datum van afgifte ; - het aantal dienstencheques voor de betreffende gewest en voor een bepaalde prestatiemaand; - indien de ERKENDE ONDERNEMING dit wenst: de interne referentie van de ERKENDE ONDERNEMING. Enige andere vereisten om het borderel correct in te vullen, staan duide lijk vermeld op het borderel. De borderellen dienen correct ingevuld te zijn om gevolg te kunnen geven aan een verzoek tot informatie vanwege een aanbestedende overheid. De ERKENDE ONDERNEMING bezorgt SODEXO het volledig ingevulde afgifteborderel samen me t de rechterstrook van de terug te betalen dienstencheque. De ERKENDE ONDERNEMING behoudt de afscheurbare linkerstrook van de cheque als bewijsstuk bij betwisting of verlies/diefstal van de dienstencheques. Als er dienstencheques worden opgestuurd zonder afgifteborderel, kan SODEXO deze cheques niet verwerken. In dat geval neemt SODEXO contact op met de betrokken ERKENDE ONDERNEMING, om te melden dat ze een niet - conforme zending heeft ontvangen en om haar om een geldig borderel te vragen. Als de ERKENDE ON DERNEMING aan SODEXO desondanks geen borderel bezorgt, zullen de dienstencheques niet worden verwerkt en dit zonder dat enige

9. 9 ENKEL CONFORME EN LEESBARE CHEQUES WORDEN TERUGBETAALD De drie gewesten vragen dat alle velden van de cheques nog steeds op leesbare wijze in t e vullen . De papieren dienstencheques moeten : • Voor het eerst in het circuit komen • Een correcte geldigheidsdatum hebben • De volgende vermeldingen bevatten: o Identiteit van de gebruiker o Handtekening van de gebruiker o Naam van de Erkende Onderneming o Erkenni ngsnummer van de Erkende Onderneming o Identiteit van de werknemer (INSZ) o Handtekening van de werknemer o Datum van de prestatie o A ctiviteit In bijlage leest u hoe u de papieren cheques correct kan invullen. Aanvaard nooit onvolledig ingevulde dienstencheques. Enkel volledig ingevulde dienstencheques kunnen terugbetaald worden. CORRIGEREN EN AANVUL LEN VAN NIET CONFORME CHEQUES Erkende Ondernemingen kunnen cheques waarvan bepaalde handgeschreven informatie ontbreekt of niet correct is, corrigeren of aanvullen v ia de Beveiligde Zone. Dit gebeurt na lezing van de cheques. Sodexo informeert de Erkende Onderneming over de onvolledige of niet - conforme dienstencheques. De Erkende Ondernemingen vervolledigt of corrigeert de gegevens via de Beveiligde Zone, één voor één . U kan een cheque corrigeren in de Beveiligde Zone . In de Beveiligde Zone kunt u de pagina “Afgifte beheren” terugvinden. Daarin kan u per afgifte zien of er cheques zijn die gecorrigeerd moeten worden. Door op de afgifte te klikken, komt u op de pagina w aar u de cheques kan corrigeren. De rode velden moeten aangevuld of gecorrigeerd worden . Er is tevens een foto beschikbaar van de desbetreffende cheque.

4. 4 EEN GEBRUIKER DIE NA 1 SEPTEMBER 2013 (WALLONIË EN BRUSSEL ) OF NA 1 SEPTEMBER 2012 (VLAANDEREN) GEEN DIENSTENCHEQUES MEER HEEFT BESTELD. ................................ ............................ 29 IN WELKE GEVALLEN WO RDT EEN GEBRUIKER “G EBLOKKEERD”? ................................ ................................ .... 30 GEBRUIKERS DIE OVERL IJDEN ................................ ................................ ................................ ............................... 30 GEBRUIKERS VOOR WIE GEEN ENKELE GEGEVENS WERDEN TERUGGEVONDEN IN HET RIJKSREGISTER ................................ ................................ ................................ ................................ ........................... 30 NIEUWE GEBRUIKER VAN WIE DE IDENTITEIT NI ET GEVALIDEERD WERD DOOR HET RIJKSREGISTER ..... 30 WAT BETEKENT DIT VOO R U? ................................ ................................ ................................ ................................ ..... 30 BIJLAGEN ................................ ................................ ................................ ................................ ................................ ..... 32 BIJLAGE 1 : AANKONDIGEN VAN CH EQUES ................................ ................................ ................................ ............. 32 BIJLAGE 2: IMPORTDOC UMENT “ GEGEVENS WER KNEMERS” ................................ ................................ ............. 35 BIJLAGE 3: CORRIGERE N VAN CHEQUES IN DE BEVEILIGD E ZONE ................................ ................................ ... 39 BIJLAGE 4: PRESTATIE S INVOEREN VIA DE BE VEILIGDE ZONE ................................ ................................ ............ 42 BIJLAGE 5: WACHTWOOR D WERKNEMER OPNIEUW INSTELLEN ................................ ................................ ....... 45 BIJLAGE 6: DE ALGEME NE VOORWAARDEN VAN D IENSTVERLENING VAN S ODEXO ................................ ..... 46 BIJLAGE 7: DE NIEUWE , REGIONALE ONLINE A FGIFTEBORDERELLEN ................................ .............................. 49 BIJLAGE 8: INFOGIDS “JOB TRACKER” ................................ ................................ ................................ ........................ 53 BIJLAGE 9: OPHALINGS FICHE ................................ ................................ ................................ ................................ ...... 57

27. 27 DIENSTVERLENING VAN SODEXO KLANTENDIENST OP MAA T VAN DE ERKENDE ONDERNEMINGEN Uw klantendienst blijft beschikbaar, vanaf nu van elke werkdag tussen 8u tot 18u. Het nummer en het emailadres waarop u de klantendienst kan bereiken, zijn : • Tel: 02 547 54 93 • Email: erkendeonderneming - dc.svc.be@sodexo.com BASISDIENSTEN DOOR S ODEXO Sodexo verzorgt volgende basisdiensten, op basis van de contracten met de verschillende gewesten: • Klantendienst voor Er kende Ondernemingen • Terugbeta lingstermijnen voorzien door de gewesten • Papieren dienstencheque: o Verklaring van de gegevens samen met de afgifte o Correctie van de gegevens na de afgifte • Elektronische dienstencheques: o Ingeven van prestatie via mobiele app: gratis o Ingeven van prestatie v ia vaste lijn : gratis o Ingeven van prestatie via mobiele telefoon : zonetarief Sinds 1/1/2016 gelden nieuwe voorwaarden van de dienstverlening. U vindt deze terug in bijlage. OPTIONELE EXTRA DIEN STEN Ophalingen door Sodexo worden sinds 1 januari gefacture erd aan 15 EUR exclusief btw, ongeacht het volume cheques dat wordt opgehaald. De abonnementen uit het Federaal systeem blijven gewoon verderlopen, onder de nieuwe geldende voorwaarden van dienstverlening.

19. 19 • Er kunnen geen cheque s meer gestolen worden of verloren gaan • Minder kans op vervallen dienstencheques: de oudste dienstencheques worden als eerste gebruikt. • Het systeem is veiliger • Er is een betere opvolging en controle mogelijk • Het is goedkoper: u hoeft geen cheques meer te sorteren verzenden of geen ophalingen aan te vragen • Minder administratieve rompslomp. • Geen cheques te corrigeren of aan te vullen • Geen risico op ontbrekende of foutieve informatie waardoor de terugbetaling geweigerd of vertraagd kan worden Sodexo wil het elektronische dienstenchequesysteem nog gebruiksvriendelijker maken, en stelt u een mobiele applicatie voor uw werknemers voor . MOBIELE APPLICATIE V OOR WERKNEMERS: JOBTRACKER BY SODEXO Met deze nieuwe applicatie kunnen werknemers eenvoudig hun elektronisch e prestaties ingeven. De applicatie is een alternatief voor het telefonisch inbellen van de prestaties. De voordelen van Job Tracker: • Gratis applicatie • Eenvoudig en intuïtief: gebruik van duidelijke pictogrammen • Invoeren van de prestatie in enkele klikken • 100% monitoring • 1 applicatie voor de 3 Gewesten: op basis van de gebruikersgegevens, identificeert de applicatie voor welk Gewest de prestatie werd ingegeven De applicatie is g ebaseerd op de functionaliteiten van het huidige telefonisch inbellen: • Zelfde login en wachtwoord voor de werknemer als via de telefoon • De prestatie moet op de dag van de prestatie ingegeven worden • Automatische validatie van de prestatie

47. 47 verantwoordelijkheid vanwege SODEXO kan worden ingeroepen. Artikel 3. Terugbetaling 3.1 Opdat elke cheque correct gelezen en t erugbetaald kan worden, dient de ERKENDE ONDERNEMING conform de instructies op het afgifteborderel een volledig ingevulde en leesbare cheque te bezorgen. De ERKENDE ONDERNEMING zal de terugbetaling van zijn ingeleverde cheques bekomen op voorwaarde dat e lke cheque (papier of elektronisch) conform is, dit betekent: - voor het eerst in omloop werd gebracht en niet geannuleerd is ; - ingeleverd of ingevoerd is voor de vervaldatum ; - in geval van een papieren cheque moeten de volgende velden leesbaar ingevuld z ijn : • handtekening van de gebruiker • de officiële benaming van de ERKENDE ONDERNEMING • erkenningsnummer van de ERKENDE ONDERNEMING • identiteit van de werknemer (rijksregisternummer (INSZ)) • handtekening van de werknemer • datum van de prestatie • activiteit Ing evolge de lastenboeken van de aanbestedende overheden is het SODEXO verboden om een niet - conforme cheque uit te betalen. 3.2 Op verzoek van de aanbestedende overheden identificeert en blokkeert SODEXO bepaalde terugbetalingen van dienstencheques op basis van de richtlijnen en administratieve beslissingen die de aanbestedende overheden nemen. Voor zover SODEXO op de hoogte is van deze richtlijnen, zal ze deze meedelen aan de ERKENDE ONDERNEMING. Bij dergelijke blokkering beslist de aanbestedende overheid g eval per geval. De aanbestedende overheid zal de terugbetaling definitief blokkeren, ofwel deblokkeren in het geval van mogelijke regularisatie door de ERKENDE ONDERNEMING. 3.3 Ingeval van een onvolledig ingevulde of onleesbaar ingevulde cheque krijgt de ERKENDE ONDERNEMING een verzoek tot aanvulling of correctie. De ERKENDE ONDERNEMING dient de correctie uit te voeren voor de vervaldatum van de cheque en beschikt steeds over een minimum periode van één (1) maand. Vanaf het tijdstip van ontvangst door SODE XO van de correctie of aanvulling begint de bovenvermelde terugbetalingstermijn opnieuw te lopen vanaf dag 0. Bij niet tijdige aanvulling of correctie zullen de cheques vervallen en zal SODEXO conform de lastenboeken niet meer kunnen terugbetalen. De ERKE NDE ONDERNEMING heeft ook de mogelijkheid de geschreven gegevens van cheques aan te kondigen via de Beveiligde Zone De aankondiging van de cheques moet gebeuren voor of ten laatste op het moment van de afgifte. Indien nodig vervolledigt SODEXO het resultaa t van de lezing met de ontvangen gegevens en vervolledigt dus de gegevens van de ingediende cheques. 3.4 De ERKENDE ONDERNEMING ontvangt een terugbetaling van de cheques van het gewest waarvoor ze erkend is. De terugbetalingstermijn is afhankelijk van w elk gewest de ERKENDE ONDERNEMING de terugbetaling vraagt : - cheques van het Brussels Hoofdstedelijk en het Waals gewest (papieren en elektronische cheques): 10 werkdagen na ontvangst van de afgifte - cheques van het Vlaams gewest : o papieren cheques: 7 werk dagen na ontvangst van de afgifte o elektronische cheques: 1 werkdag na ontvangst van de afgi fte Deze termijnen gelden enkel voor prestaties met een activiteit waarvoor de ERKENDE ONDERNEMING een erkenning had op het moment van de prestatie. Ingeval van een afgifte die niet conform is wegens een ongeschikt borderel (bijvoorbeeld onleesbaar, gescheurd of met foutieve informatie) of dienstencheques bevat die vervallen of niet conform zijn overeenkomstig artikel 3.1, of van een ander gewest afkomstig zijn) word t SODEXO ontslaan van haar verantwoordelijkheid aangaande de terugbetalingstermijn. SODEXO registreert deze onregelmatigheden in het systeem voor het beheer van de dienstencheques. Artikel 4: Invoeren van elektronische prestaties

2. 2 REGIONALISERING VAN HET DIENSTENCHEQUE SYSTEEM: HOE WERKT HET VANAF 1 JANUARI 2016? Inhoudstafel REGIONALE DIENSTENCH EQUESYSTEMEN ................................ ................................ ................................ ........ 1 DE ROL VAN SODEXO AL S UITGEVER VAN DIENS TENCHEQUES ................................ ................................ .......... 5 3 GEWESTEN ................................ ................................ ................................ ................................ ................................ . 6 AANKNOPI NGSCRITERIUM ................................ ................................ ................................ ................................ ............. 6 EEN ERKENNING VOOR E LK GEWEST ................................ ................................ ................................ ......................... 6 GEEN UITBREIDING VAN DE TOEGELATEN ACTIVI TEITEN ................................ ................................ ...................... 7 DE PAPIEREN DIENSTEN CHEQUE: ................................ ................................ ................................ ............................ 7 EEN NIEUWE LAY - OUT VOOR ELK GEWEST ................................ ................................ ................................ ............... 7 EEN AFGIFTE PER GEWE ST ................................ ................................ ................................ ................................ ............. 8 ENKEL CONFORME EN LE ESBARE CHEQUES WORDE N TERUGBETAALD ................................ .......................... 9 CORRIGEREN EN AANVUL LEN VAN NIET CONFORM E CHEQUES ................................ ................................ ... 9 NIEUWE TERUGBETALING SREGELS SINDS 1 JULI 2016 ................................ ................................ .................. 10 AANKONDIGEN VAN CHEQ UES ................................ ................................ ................................ ............................. 15 BIJKOMENDE VEREISTEN PER GEWEST VOOR DE T ERUGBETALING VAN DE CHEQUES .............................. 16 EEN OPHALING AANVRAG EN ................................ ................................ ................................ ................................ ...... 17 VERLOREN EN GESTOLEN CHEQUES ................................ ................................ ................................ ........................ 17 TERUGBETALINGEN OP B ASIS VAN HET LINKERS TROOKJE VAN DE CHEQU ES ................................ .............. 18 TERUGBETALINGSTERMIJ NEN VOOR PAPIEREN DI ENSTENCHEQUES: ................................ ............................. 18 ELEKTRONISCHE DIENST ENCHEQUE ................................ ................................ ................................ ..................... 18 VOORDELEN ELEKTRONIS CHE DIENSTENCHEQUE ................................ ................................ ............................... 18 MOBIELE APPLICATIE VOOR WERKNEMERS: JOB TRACKER BY SODEXO ................................ ........................... 19 INVOEREN VAN PRESTAT IES VIA DE TELEFOON ................................ ................................ ................................ ..... 20

3. 3 OVERZICHT VAN DE MOG ELIJKHEDEN VOOR HET INVOER EN VAN EEN ELEKTRONI SCHE PRESTATIE DOOR DE WERKNEMER ................................ ................................ ................................ ................................ ................ 21 HET ELEKTRONISCHE SY STEEM METEEN VOLLEDI G GEWESTELIJK ................................ ................................ ... 21 TERUGBETALINGSTER MIJNEN: ................................ ................................ ................................ ................................ .... 22 CONTROLE ................................ ................................ ................................ ................................ ................................ .. 22 DETAILS VAN WERKNEME RS ................................ ................................ ................................ ................................ ....... 22 EXTRA GEGEVENS VOO R HET WAALSE GEWEST SINDS 1/1/2016 ................................ ................................ 22 HOE IN DE HUIDIGE BE VEILIGDE ZONE DE GEG EVENS VAN WERKNEMERS INVOEREN? ...................... 23 WAT IS EEN VESTIGI NGSEENHEID? ................................ ................................ ................................ ....................... 23 VESTIGINGSEENHEIDSNU MMER ................................ ................................ ................................ ........................... 23 NIET ONTVANKELIJKE C HEQUES ................................ ................................ ................................ ................................ 23 BEVEILIGDE ZONE ................................ ................................ ................................ ................................ ..................... 24 EEN BEVEILIGDE ZONE PER GEWEST ................................ ................................ ................................ ........................ 24 GEGEVENS VAN ERKENDE ONDERNEMINGEN EN WER KNEMERS ................................ ................................ ..... 26 KENBAAR MAKEN WAAR U ACTIEF BENT EN VOOR WELKE ACTIVITEITEN ................................ ....................... 26 NIEUW PASWOORD VOOR WERKNEMERS GENEREREN ................................ ................................ ...................... 26 DIENSTVERLENING VAN SODEXO ................................ ................................ ................................ ........................... 27 KLANTENDIENST OP MAA T VAN DE ERKENDE OND ERNEMINGEN ................................ ................................ ... 27 BASISDIENSTEN DOOR S ODEXO ................................ ................................ ................................ ................................ 27 OPTIONELE EXTRA DIEN STEN ................................ ................................ ................................ ................................ ..... 27 DE REGIONALISERING V OOR DE GEBRUIKER, UW KLANT ................................ ................................ ................... 28 GEBLOKKEERDE EN BEVR OREN GEBRUIKERS ................................ ................................ ................................ ...... 28 WAAROM WORDEN GEBRUI KERS BEVROREN OF GEB LOKKEERD? ................................ ................................ ... 28 BEVROREN REKENINGEN ................................ ................................ ................................ ................................ ........ 28 GEBLOKKEERDE REKENIN GEN ................................ ................................ ................................ .............................. 28 IN WELKE GEVALLEN WO RDT EEN GEBRUIKER “B EVROREN”? ................................ ................................ ............ 29 BESTAANDE GEBRUIKER DIE NAAR EEN ANDER G EWEST VERHUIST ................................ .......................... 29

Weergaven

  • 2897 Totale weergaven
  • 2405 Websiteweergaven
  • 492 Ingesloten weergaven

Acties

  • 0 Gedeeld op sociale media
  • 0 Vind-ik-leuks
  • 0 Vind-ik-niet-leuks
  • 0 Opmerkingen

Aantal malen gedeeld

  • 0 Facebook
  • 0 Twitter
  • 0 LinkedIn
  • 0 Google+

Insluitingen 5

  • 5 www.ris.support
  • 2 94.126.49.97
  • 34 ris.support
  • 17 traxgo.support
  • 1 www.traxgo.support